Projekt obejmował wdrożenie modułu administracji kadrami, ewidencji i rozliczania czasu pracy, rozliczania wynagrodzeń oraz zarządzania rozwojem personelu, w skład którego wchodzą takie funkcje jak planowanie i rozwój kadr, zarządzanie szkoleniami, ścieżki karier, czy indywidualne plany rozwoju.

 

Wykonawcami projektu były firmy IBM Polska oraz Infovide-Matrix S.A. jako podwykonawca m.in. w pełni w obszarze HR

 

 Elektrociepłownie Wybrzeże S.A. przed wprowadzeniem systemu mySAP korzystały z DOSowych aplikacji do ewidencji pracowników i rozliczania wynagrodzeń. Procesy związane z administracją i planowanie szkoleń oraz rozwojem pracowników były obsługiwane przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych. Wymagało to wielokrotnego wprowadzania danych w różnych miejscach dla różnych potrzeb, co było z kolei przyczyną licznych błędów oraz generowało dodatkową pracę dla pracowników poszczególnych działów.
Wdrożenie w Elektrociepłowniach Wybrzeże S.A. kompleksowego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi stało się uzasadnione ekonomicznie. Organizacja jest na tyle duża, że należy zwiększać efektywność działu polityki personalnej i innych służb personalnych.

Elektrociepłownie Wybrzeże S.A. to największa firma energetyczna na Pomorzu produkująca ciepło i energię elektryczną na potrzeby mieszkańców jak również wielu przedsiębiorstw i instytucji. Głównymi inwestorami Spółki są: E.D.F. International i G.D.F. International - liderzy wśród koncernów energetycznych w Europie. Dzięki Elektrociepłowniom Wybrzeże S.A. na rynek trafiają produkty bezpieczne, ekologiczne i konkurencyjne cenowo. To wszystko sprawia, że wzrasta liczba klientów przyłączających się do miejskiej sieci ciepłowniczej lub kupujących energię elektryczną od Spółki. Obecnie Elektrociepłownie Wybrzeże S.A. zatrudniają około 1200 pracowników w dwóch zakładach, przychody spółki utrzymują się na poziomie 467 mln zł.

 

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania kadrami poprzedzone było szczegółową analizą procesów biznesowych nie tylko w obszarze HR, ale także w innych obszarach działalności firmy. Podczas doboru systemu zwracano uwagę na funkcjonalność systemu, kompleksowość, jego kompatybilność z innymi modułami, niezawodność, łatwość obsługi oraz takie aspekty jak wsparcie serwisowe, gwarancje zgodności systemu z postanowieniami polskiego prawa czy częstotliwość aktualizacji oraz możliwość poszerzania funkcjonalności systemu w przyszłości. Ważne było także to, aby na tym samym systemie mogły działać także inne spółki z grupy EDF, które obecnie rządzą się własnymi prawami, ale być może w przyszłości będzie wobec wszystkich tych spółek prowadzona wspólna polityka kadrowo-płacowa.

Na wybór systemu miały także wpływ potrzeby innych obszarów firmy: finansów i kontrolingu, produkcji, sprzedaży. Celem wdrożenia bowiem było i jest posiadanie zintegrowanego rozwiązania informatycznego we wszystkich obszarach organizacji nie tylko w Elektrociepłowniach Wybrzeże S.A., ale także we wszystkich jednostkach grupy EDF.

 

 

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie pełnej wersji systemu zostało zaplanowane na dwa etapy. W pierwszym etapie trwającym rok przygotowano koncepcję biznesową całego wdrożenia, oraz przygotowano funkcjonalności administracji kadrami, rozliczania wynagrodzeń oraz ewidencji i rozliczania czasu pracy. Drugi etap obejmował planowanie i rozwój kadr, oceny okresowe oraz zarządzanie szkoleniami. Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia było przygotowanie koncepcji biznesowej. Podczas jej opracowania ważne było, aby uwzględnić w niej nie tylko procesy biznesowe EC Wybrzeże, ale połączyć ich realizację w systemie w taki sposób, aby umożliwić działanie także innym spółką grupy. Podczas wdrożenia w Elektrociepłowniach Wybrzeże S.A. system działał już produktywnie dla Elektrociepłowni Kraków, a równolegle toczyło się wdrożenia dla Elektrociepłowni Rybnik i spółki Everen Sp. z o.o.

Istotnym aspektem wdrożenia były szkolenia użytkowników końcowych. W zespole wdrożeniowym zaangażowanych było zaledwie kilka osób, użytkownikami systemu oprócz pracowników działów kadr, płac i rozwoju miało być także ponad 100 kierowników liniowych rejestrujących czas pracy na wydziałach. Na potrzeby tych użytkowników uruchomiliśmy narzędzie Pulpit Menadżera Czasu pracy, który zastąpił dotychczasową aplikację do planowanie czasu pracy. Konsultanci Infovide-Matrix prowadzili wdrożenie w ten sposób, aby przekazać maksimum wiedzy zespołowi wdrożeniowemu Elektrociepłowni Wybrzeże. Dzięki takiej strategii szkolenia kierowników były realizowane w całości przez członków zespołu EC Wybrzeże.

 

 

 

Wdrożony system obejmuje następujące obszary:

 

Wdrożenie rozwiązania mySAP HCM wpłynęło na skrócenie czasu i wzrost precyzji planowania kosztów, wyeliminowało konieczność korzystania z wielu aplikacji do realizacji jednego procesu, obrabiania i transportu danych pomiędzy kilkoma programami. Zwiększyło wachlarza możliwości np. sposobów planowania kosztów, raportowania, szacowania pojedynczych składników, szacowania kosztów dla różnych obiektów struktury organizacyjnej (np. stanowisk, komórek), dało możliwości porównania różnych wariantów np. budżetów. Rozwiązanie to usprawniło działania komórek kadrowych i płacowych także w zakresie działań operacyjnych działów, które po wdrożeniu obsługiwane są w jednym spójnym środowisku, a jednokrotne wprowadzanie danych zapewnia większą ich spójność w systemie. Dodatkowym atutem jest możliwość sporządzania raportów na żądanie za pomocą zapytań ad-hoc, które pozwalają przeciętnemu użytkownikowi systemu, bez znajomości zagadnień informatycznych tworzyć sobie dowolne zestawienia czy statystyki dotyczące danych pracowników, w ramach posiadanych przez siebie uprawnień.