Spółka Infovide-Matrix, poprzez gruntowną reorganizację funkcjonowania działu IT firmy Merlin.pl, umożliwiła zapoczątkowanie strategicznych zmian w największym polskim sklepie internetowym.
 
Merlin.pl istnieje od 1999 roku. W jego ofercie znajdują się książki, filmy, muzyka, gry i programy komputerowe, zabawki, elektronika, kosmetyki oraz artykuły sportowe – łącznie ponad 450 tys. produktów. Codziennie sklep Merlin.pl odwiedza ok. 100 tys. osób, składając kilka tysięcy zamówień dziennie. Dynamika zakupów w Merlin.pl rośnie z roku na rok. Milionowe zamówienie sklep otrzymał w 2004 roku, dwumilionowe w 2006, trzymilionowe w 2007. Jak wynika z raportu "E-commerce w Polsce" z dnia 23 lipca 2008 r., przygotowanego przez firmę badawczą Gemius SA, Merlin.pl jest najlepiej rozpoznawalnym sklepem internetowym w sieci.

Bogaty asortyment i duża liczba klientów wymaga sprawnie funkcjonującej, rozbudowanej i nowoczesnej infrastruktury IT. Stale wzrastająca liczba produktów a także użytkowników sprawiły, że istniejące do tej pory zaplecze informatyczne przestało wystarczać do sprawnej obsługi klientów.

„Spółka w ostatnich miesiącach rozpoczęła wdrażanie nowej strategii. Nie mogliśmy pozwolić, aby wysłużone rozwiązania IT przeszkadzały w rozwoju naszej firmy” – twierdzi Anna Bogdańska – Prezes Zarządu Merlin.pl

Do realizacji projektu wybrano spółkę Infovide-Matrix, która wcześniej już przeprowadzała gruntowną analizę IT sklepu Merlin.pl.

BEZPIECZNA TRANSFORMACJA IT
Głównym zadaniem Infovide-Matrix było zaprojektowanie, utworzenie oraz uruchomienie Działu Utrzymania Systemów, który dałby podstawy do przeprowadzenia strategicznych zmian w firmie. Szczególnym wyzwaniem było przeprowadzenie tego w taki sposób, aby zapewnić ciągłość operacyjną pracy sklepu internetowego Merlin.pl.

„W ramach prowadzonego projektu zaadaptowano do potrzeb Merlin.pl kluczowe procesy pochodzące z metodyki ITIL v3 oraz stworzono procedury utrzymania systemu gwarantujące jego działanie niezależnie od czynników wewnętrznych i zewnętrznych.” – twierdzi Ziemowit Buchalski, który odpowiadał za projekt z ramienia Infovide-Matrix.

„Nie mogliśmy dopuścić do jakiegokolwiek przestoju w pracy sklepu. Dziennie przyjmujemy klika tysięcy zamówień, więc zatrzymanie systemu bądź jego awaria mogłyby doprowadzić do znaczących strat” – dodaje Anna Bogdańska.

Zadaniem Infovide-Matrix było umożliwienie firmie Merlin.pl przygotowanie się do efektywnego przeprowadzenia planowanych strategicznych projektów IT oraz zwiększenia efektywności prac prowadzonych przy współpracy działu IT. Ponadto konieczne było usprawnienie komunikacji i zwiększenie zadowolenia ze współpracy działu IT z pozostałymi jednostkami Merlin.pl. Dynamiczny rozwój firmy stawiał bowiem nowe wyzwania przed systemami odpowiedzialnymi za wymianę informacji.

„Oprócz tego, utworzono i zweryfikowano procedury administracyjne systemów Merlin.pl. Nasi konsultanci dokonali odtworzenia systemów sklepu w tymczasowym środowisku testowym. Dzięki temu zweryfikowaliśmy, że dokumentacja pozwala na instalację, uruchomienie i diagnostykę systemów IT” – dodaje Ziemowit Buchalski.

Środowisko testowe umożliwiło również przewidzenie możliwych problemów wdrożeniowych i stabilne uruchomienie systemu w środowisku rzeczywistym.

OD ANALIZY PO UKSZTAŁTOWANIE NOWEGO DZIAŁU IT
Projekt poprzedziła szczegółowa analiza potrzeb, w skład której wchodziło opracowanie celów biznesowych stawianych przed projektem, stworzenie struktury organizacyjnej działów IT i WWW oraz stworzenie propozycji metodyk i dobrych praktyk w poszczególnych działach nowej struktury.

Na podstawie wybranych elementów standardu Itil v3 oraz metodyki Prince zostały opracowane główne procesy i procedury dla działu IT. Stworzony został również system komunikacji .

„W wyniku rozwoju firmy pojawiły się kwestie, które przy mniejszych zespołach rozwiązywane są podczas rozmów na porannej kawie. W przypadku większych organizacji konieczne jest wdrożenie uznanych międzynarodowych standardów” – twierdzi Ziemowit Buchalski.

W celu usprawnienia pracy działu IT Infovide-Matrix stworzyło również system motywacyjny dla pracowników wspierający sprawne prowadzenie projektów i kontrolę nad ich kosztami. Dodatkowo spisano standardy rozwiązań IT na stanowiskach biurowych. 
 

DROGA DO STRATEGICZNEJ TRANSFORMACJI
Wprowadzając Dział Utrzymania Systemów, Infovide-Matrix otworzyło kierownictwu Merlin.pl drogę do dalszych, strategicznych zmian, nie tylko w obrębie działu IT. Firma jest teraz gotowa na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań i metodyk zarządzania. Ponadto usprawnione zostały działania wykonywane przez Dział IT.

Projekt trwał 3 miesiące. W trakcie jego implementacji dodatkowym wyzwaniem była zmiana siedziby firmy.

„Po zakończeniu projektu zdecydowanie poprawiła się komunikacja w naszej firmie. Przede wszystkim jednak przygotowaliśmy firmę do nowej rzeczywistości spowodowanej przez spowolnienie gospodarcze. Dzięki pracom Infovide-Matrix możemy myśleć o dalszych wdrożeniach i transformacji firmy o charakterze strategicznym.” – podsumowuje Anna Bogdańska.

-->> Strategiczna transformacja w Merlin.pl (pdf)